¿Por qué necesitamos reinventarnos?

Julio; 1991; la fiesta por los XV’s de mi prima; mi tío en el estrado, con micrófono en mano, pronunciando las palabras con las que inicio su discurso para felicitar a su hija y agradecernos como invitadas/invitados por asistir: “Las máquinas, de vez en cuando, necesitan una aceitadita …”; ya se imaginaran el silencio que se fue formando mientras solo escuchábamos vasos chocando, tenedores golpeando los platos y voces apagándose entre las mesas para poder escucharlo.

Repitió esas palabras, mágicas, ahora ya con absoluto silencio en el salón: “Las máquinas, de vez en cuando, necesitan una aceitadita …”, y siguió hablando de la importancia que tiene en la vida de los seres humanos el encontrar estos momentos para hacer una pausa en el camino, para pensar lo que estamos haciendo, porque lo hacemos, agradecer lo que hemos conseguido, y con ello tener clara nuestra siguiente meta. Este fue, ahora que lo pienso, el primer discurso que me impacto en la vida; tenía yo apenas 9 años y aunque no era plenamente consciente de ello, 30 años después sigo recordando la escena por completo … claro, seguida de un pachangón épico que termino hasta entrada la madrugada.

Pensándolo ahora, de una manera más profunda y con un enfoque de negocios, mi tío tenía mucha razón pues toda maquinaria necesita no solo piezas o engranes bien colocados y ajustados de manera correcta, sino también ese aceite que ayuda al correcto funcionamiento del todo; si bien se aplica aceite al inicio, llegará un momento en que necesitas detener la máquina y aplicar nuevamente aceite, ajustar las piezas y/o evaluar los resultados que ha tenido, esto para compararlos vs. los resultados que deseas y tomar las decisiones necesarias para lograr la meta. Las posibilidades son muchas, pero básicamente podemos quedarnos con dos: a) seguir con la máquina tal cual esta, con la misma configuración o b) transformarla para obtener resultados diferentes, los resultados deseados.

En las organizaciones (llámense compañías, empresas o asociaciones), sucede algo muy muy parecido pues ese conjunto y mezcla de procesos, de personas, de materiales y tecnología es lo que genera los servicios y/o productos para satisfacer a las expectativas de clientes y consumidores; esta maquinaria corporativa, de vez en cuando, también necesita una aceitadita, pues requiere evaluarse, ajustarse o quizá transformarse para seguir siendo relevante en el mercado, y si no lo hace, sino toma esta pausa podría oxidarse, zafarse o inclusive romperse. Hoy en día, en esta era de la información y la hiper-conectividad, las necesidades del mercado evolucionan de manera muy diferente a como lo hacían hace diez, veinte o treinta años, los clientes quieren productos y/o servicios que de manera significativa les ayuden a resolver sus problemas y situaciones; la conexión vía Internet permite una inmediatez (de la cual hablaremos en otro artículo), que ha dado vida a nuevas maquinarias corporativas como Uber, Didi, AirBnB o Netflix por mencionar algunos ejemplos muy conocidos y tanto ellos como las maquinarias corporativas previas (Walmart, PepsiCo, Bimbo, Unilever por mencionar otras tantas) han tenido que hacer pausas para aceitarse o reinventarse, o dicho en otras palabras: transformarse.

Por lo tanto, en mi opinión, es súper necesario tanto como profesional y/o como empresario, directivo o empleado el interiorizar y adoptar habilidades que te permitan aceitar tu maquinaria, ajustarla y si es necesario transformarla; algunas personas hablan ya de esto como Up-skilling & Re-skilling, y si bien es totalmente valido y necesario, en este momento (y para este artículo), quiero referirme y quedarme con la perspectiva de la Transformación de Negocios, vista desde el ángulo de la Administración de Proyectos, de la Adopción de Cambio y de la Mejora de Procesos en una organización.

Transformación de Negocios, la “aceitadita” necesaria

Tomemos esa pausa que nos decía mi tío, sí justo ahora, inhala y exhala (repite) (repite otra vez); piénsalo y respóndete a ti misma/mismo: ¿desde dónde estás leyendo esto? ¿desde tú teléfono inteligente? ¿de tú tableta electrónica? ¿o desde tú laptop? ¿y escuchas música mientras lo lees? ¿es Spotify? Posiblemente sí estas utilizando un dispositivo electrónico, y posiblemente la música sí es de Spotify con tu playlist favorito del momento; bueno, hace diez años las condiciones hubiesen sido otras, quizá lo hubieses leído desde un navegador de Internet, con la música descargada en tu computadora. Todo evoluciona. Tú teléfono inteligente se actualiza con frecuencia y por ello nosotros debemos encontrar la forma de también hacerlo.

“Jim Stengel”, en su libro “Grow”, nos dice que no hay nada más peligroso para una organización que ser complaciente:

“Ten cuidado con lo que deseas, como dice el refrán. El éxito extraordinario es una de las situaciones más peligrosas en los negocios. Pegarse a un modelo ganador durante demasiado tiempo ha provocado la caída de innumerables empresas. Ya no amenazadas por una plataforma en llamas, [la Compañía] ahora enfrenta una amenaza insidiosa, no menos letal: la complacencia.

(Be careful what you wish for, as the saying goes. Extraordinary success is one of the most dangerous situations in business. Sticking with a winning model too long has sent countless businesses down the tubes. No longer threatened by a burning platform, [the Company] now faced an insidious, no less lethal threat: complacency.)”

Jim Stengel, Grow

Totalmente cierto. Y esto se debe a que, de manera natural, las personas preferimos que se mantenga el status quo (las cosas cómo están) a provocar y perseguir cambios; sin embargo, la sociedad, los avances tecnológicos, los cambios climáticos, políticos y socioeconómicos poco a poco generan una evolución que pudiera parecer imperceptible (dependiendo del punto de vista desde donde se le observe) y que aunque no hiciésemos nada, si no la abordamos de manera correcta, nos deja fuera de competencia, irrelevantes y sin valor para aportar al mundo.

Con ello, la solución que proporciona Jim (Stengel) es i. encontrar, ii. construir una cultura, iii. comunicarse, iv. entregar una experiencia de usuario y v. evaluar el desempeño del negocio entorno a “un ideal de marca”:

“El principio central del nuevo marco es la importancia de tener un ideal de marca, un objetivo compartido para mejorar la vida de las personas. Un ideal de marca es la razón esencial de ser de una empresa, el beneficio de orden superior que aporta al mundo. Un ideal de marca para mejorar la vida de las personas es la única forma sostenible de reclutar, unir e inspirar a todas las personas a las que toca una empresa, desde empleados hasta clientes.

(The central principle of the new framework is the importance of having a brand ideal, a shared goal of improving people’s lives. A brand ideal is a business’s essential reason for being, the higher order benefit it brings to the world. A brand ideal of improving people’s lives is the only sustainable way to recruit, unite, and inspire all the people a business touches, from employees to customers.)”

Jim Stengel, Grow

Esta poderosa lectura para transformar negocios, que es todo un tema en sí mismo (y que abordaremos en otro artículo), nos proporciona una alternativa para lograr la “aceitadita que necesitamos” y dicho ideal de marca permite o ayuda a que, sea cual sea la transformación seleccionada, siempre mantengamos en mente la razón esencial de la organización, es decir, evolucionar manteniendo la esencia.

Por ahora solo agregaré que un ideal de marca puede encontrarse en alguno de los cinco campos de valores humanos fundamentales, y que J. Stengel menciona como:

• Provocar alegría: activar experiencias de felicidad, asombro y posibilidades ilimitadas.
• Habilitar la conexión: mejorar la capacidad de las personas para conectarse entre sí y con el mundo de manera significativa.
• Exploración inspiradora: ayudar a las personas a explorar nuevos horizontes y nuevas experiencias.
• Evocar orgullo: dar a las personas mayor confianza, fuerza, seguridad y vitalidad.
• Impactar a la sociedad: afectar (positivamente) a la sociedad en general, incluso desafiando el status quo y redefiniendo categorías.

Administrar proyectos, gestionar cambios o mejorar procesos

Entonces, dicho e interiorizado todo lo anterior, para materializar la “aceitadita que necesita nuestra máquina” tenemos (nuevamente en mi opinión) tres opciones y que en ocasiones necesitamos más de una o las tres al mismo tiempo; esto dependiendo del grado del cambio, del tipo de transformación que buscamos y siempre manteniendo presente nuestro ideal de marca para evolucionar con propósito. Esas tres alternativas consisten en:

• Administrar un proyecto: dirigir o gestionar la construcción, materialización o realización de las soluciones que requiere la organización. Son los esfuerzos temporales que se llevan acabo para crear un producto, servicio o resultado único; y son de naturaleza temporal, al tener un principio y un final; requieren recursos específicos, de acuerdo con el alcance definido; y proporcionan valor, previamente cuantificado, para la organización. Esta alternativa implica que se explore tanto al interior de la organización (maquinaria) como al exterior de ella (clientes) y se entienda de manera consciente el cambio que se requiere. Pueden ser proyectos que incrementen las ventas, que modifiquen la experiencia del usuario, que optimicen los costos o que expandan los servicios; por mencionar algunos.
• Adoptar el cambio: es sabido por las experiencias que escuchamos, algunas más como historias de terror que de éxito, que en ocasiones el proyecto puede generar un producto o servicio de excelente calidad, tener una gestión impecable al mantener el presupuesto y cronograma adecuado, pero aun así haber fracasado por no cubrir las necesidades y/o expectativas de los interesados (Stakeholders), de aquellas personas impactadas de manera positiva o negativa por el proyecto. Gestionar el cambio implica un gran esfuerzo de comunicación y/o entrenamiento, para asegurar que i) escuchamos y entendemos las motivaciones de los interesados, ii) analizamos el cumplimento e impacto vs. el alcance del proyecto, iii) y definimos los riesgos asociados, estableciendo un plan de acción. Esto es importante y debe hacerse a la par del desarrollo del proyecto, nunca después.
• Mejorar un proceso: toda transformación implica un cambio, una evolución, pero hay de cambios a cambios; es decir, por definición podemos tener tres niveles de cambio que van del primer al tercer orden. En la guía práctica “Managing Change in Organizations” del PMI, encontramos que un cambio de primer orden es aquel que modifica los procesos y procedimientos de una compañía, el de segundo orden se caracteriza por ser transformacional e irreversible, a comparación del primero; y el de tercer orden implica un cambio profundo y completo de valores y enfoque. Típicamente es necesario mejorar los procesos de primer y de segundo orden, lo cual requiere medir, analizar y visualizar la transformación requerida para lograr una evolución consciente y eficiente.

Por último, y no por ello menos importante, se debe también considerar quién administrará esta transformación, quien dirigirá la “aceitadita necesaria” pues si bien un experto operativo podría hacerlo o un líder directivo de la organización, en ocasiones, el primero no cuenta con las habilidades para administrar un proyecto / gestionar un cambio o mejorar el proceso, y el segundo no cuenta con tiempo para ello.

En mi recomendación, se debe formar un liderazgo de proyecto integrado por un líder funcional/operativo, por un líder de proyecto y un patrocinador del mismo. Aquí, podríamos tomar la relevancia de la que nos hace consciente Antonio Rodriguez-Nieto sobre la economía de proyectos, en su publicación “Harvard Business Review Project Management Handbook How to Launch, Lead, and Sponsor Successful Projects (HBR Handbooks)”, donde en resumen nos dice que debido a la velocidad y cantidad de cambios cada vez es más necesario emplear a un profesional-experto en administrar proyectos.

Hasta aquí por ahora, no sin antes agradecerte el tiempo para leer este texto. Me despido y te dejo con esta pregunta: ¿cuándo fue la última vez que le diste a tu organización/maquinaria una “aceitadita”?