El equipo de proyecto

«El equipo de proyecto es el elemento más importante en la implementación de cualquier proyecto o esfuerzo de transformación.»

A lo largo de muchos años he visto Project Charters (o documentos del alcance del proyecto) dignos de mostrarse como ejemplo en bibliotecas o revistas pero lo proyectos no tuvieron éxito, he visto proyectos tan complicados en su diseño que parecían imposibles de lograr y fueron súper exitosos, y otros tantos tan sencillos que no entendía, a primera vista, como es que fracasaron.

Por definición, un equipo es una agrupación de individuos con características especificas, organizados de tal forma que, durante cierto tiempo, pueden lograr un objetivo especifico. Sí, el equipo es como el «huevo» a la hora de hacer un pastel; el huevo, como ingrediente, tiene una misión, entre otros beneficios, que es el mezclar al resto de los ingredientes y manternarlos juntos; y lo mismo pasa con el equipo de proyecto, pues son ellos quienes materializan cualquier idea u objetivo, generan definiciones, completan configuraciones, entrenan a otros participantes, logran negociaciones, contactan clientes, prueban entregables (resultados de procesos), firman documentos, visitan las fabricas, exponen las ideas, entregan avances, diseñan y ejecutan los procesos, construyen calendarios y son quienes confirman el éxito o fracaso del esfuerzo.

Puedes tener el mejor proyecto en el papel (Business Case, Project Charter, Project Plan), la mejor tecnología (para acelerar la transformación) y un presupuesto (bastante amplio), pero si ademas tienes un equipo poderoso (o mejor dicho diversificado, con las habilidades requeridas), motivado y cohesionado (bien intergrado), las probabilidades de exito serán muchísimo más altas y podrás generar un impacto positivo (un cambio) aun mayor. Podrás tambien enfrentar cualquier ajuste y/o riesgo de último momento, aún si fuera de los riesgos no previstos, pues la energia del equipo los llevará a encontrar el camino. Por ello, es que me atrevo a decir que es el elemento más importante.

Entonces, si las condiciones te lo permiten, busca al mejor equipo de proyecto posible; esta es una de las tareas principales del Project Manager, y una obligación compartida con el Sponsor (o Patrocinador); por ello, una de las fases genericas (o de cualquier proyecto) es la Integración, tambien conocida como Organizing & Preparing, pues es el momento en el que reúnes «los ingredientes para hacer el pastel» (los elementos necesarios para gestionar tu proyecto).

Por otro lado, no solo basta con reunir a los mejores en tu equipo y darles los mejores materiales posibles; al ser humanos, también estan suceptibles a emociones positivas (buenas para tu proyecto) y negativas (que podrian alejarte de la meta). Ya hablaremos más adelante del ciclo emocional en los proyectos, pero es importante que como responsable principal del proyecto mantengas la motivación en el nivel adecuado de inicio a fin. Te comparto 5 elementos fundamentales que te ayudarán a lograrlo:

1. Libertad Creativa: dejalos innovar; si los elegiste por ser los mejores, confía en su talento, en su profesionalismo, no los limites, solo asegurate de expersar claramente el requerimiento.
2. Roles & Responsabilidades: dejales saber quién debe hacer qué y cuándo, y cómo será la interacción; entre mas clara sean las reglas del juego, mejor.
3. Comunicación: define y comparte el medio y la frecuencia con la que intercambiaran información; es importante que estén conectados y que tú, como lider, estes disponible.
4. Accountability: fomenta el hábito de la responsabilidad, si bien le daras libertad para trabajar siempre debe ser claro que son responsables de una parte del proyecto y del éxito grupal.
5. Reconocimiento: expresa, constantemente, tu agradecimiento por su desempeño; cuando estamos en un ambiente grato y podemos generar un mejor desempeño; esto les recordara el sentido y el porque estan participando en el proyecto.

El fin de año esta a la vuelta de la esquina, y si bien tenemos un ambiente navideño y de fiesta que en lo personal me encanta, es una de las temporadas más emotivas que tenemos en el año. ¡Aprovéchala, festeja con tu equipo, agradéceles (no tiene que ser con cosas caras o de alto poder adquisitivo), expresales lo que sientes, recuerdales el porque lo hacen … motivalos! Ya veras como esta acción (por pequeña que parezca), y que algunos podrían decir (incluyéndome) es magía generará resultados auú mas extraordinarios para tu proyecto.

¡Felices fiestas! Te deseo un muy exitoso año 2020, lleno de proyectos y transformaciones exitosas.